Automating the group booking process

Technology is playing a major role in driving Meetings.com’s business, says European CEO Bas Lemmens

Bas Lemmens, the former co-founder of Booking.com, is focused on automating the group booking process in his new role as CEO of Meetings.com. We started by asking him what attracted him to his new employer.

I was surprised when talking to Tim Hentschel, the CEO of HotelPlanner.com, about how the company had very good technology and a proven track record where it’s grown the group business. I was surprised how big they were in the United States and I loved that one of the founders was a programmer. I like technology, as I think technology can really help clients and hotels with the amount of business that they are doing.

THE MAJOR CHALLENGE IS TO EDUCATE THE HOTELS AND EXPLAIN TO THEM THAT PROCESSES CAN BE MADE EASIER.

My main focus is around automating the group booking into just one session – not just for rooms, but also for venue procurement and the packaging of both together. Some 150,000 groups this year will already use this “instant group rate”.

What are the challenges in your role?

The major challenge is to educate the hotels and explain to them that processes can be made easier. Everyone has a smartphone, so why is the booking process so complicated? Hotels strive to understand that they can really give good availability good pricing through a system, which makes it very easy for clients to book. In the old days, people were willing to negotiate rates; the industry has moved on now.

How successful is Meetings.com in converting enquiries into bookings?

We have a high conversion rate on our requests, but I think we can achieve a higher rate. If 100 clients come to the website, I want a conversation rate of at least 10%. That seems high, but it is possible – and if Booking.com can do it, why can’t we? I always look at revenue per employee. If we can reach, in the coming three years, €1m per employee, I think we’ll be a very good company. Booking.com does €1.3m per employee.

How is your group business developing in France?

We have around 400 group requests per month, and we have been increasing the number of confirmed bookings. We provide an IT solution today for any kind of club or company that makes group requests. These clients receive a response within less than 48 hours from hotels giving them the rates and possibilities to host the group. Automation of the group booking process is key and that’s the challenge.

Can you explain your commission structure?

On our platform, we charge half the amount of commission that Expedia does, for example. We only charge 10% – so it’s a no brainer to join HotelPlanner.com. Hotels are afraid that they will be fined if they cut off an LTA. That is rubbish, they just need to negotiate better.
Groups spend a lot of money in hotels. Individual bookers in Paris, for example, go out for breakfast and go out for dinner, but groups stay in their hotel. Hotels pay us a 10% commission, but hotels will have an additional 20-40% of the value of the booking spent within the hotel.

Can you tell us about your work in the field of sports tourism?

Sport is one of our major revenue streams, especially in the United States. We look after a lot of sports teams. In Europe, we look after the European Golf Tour, as well as some football clubs like Liverpool and Swansea City. For us, this is one of our best clients. Sports teams want to be taken care of; it’s a little more work, but we like to do it.

How will the business grow and what are your key objectives?

If we get a bookable group rate – for a typical group size of between 10 and 50 people – then we think we’ll grow fast. I think hotels will really like it. The problem in hospitality is finding good people, so what hotels need to do is to diminish the amount of people working in bookings. To best do that, hotels need to automate their availability rates.

Photo: Bas Lemmens, European CEO, Meetings.com


Automatiser le processus de réservation des groupes

La technologie joue un rôle majeur dans le développement de Meetings.com d’après le P-DG européen de la société, Bas Lemmens

Bas Lemmens, l’ancien co-fondateur de Booking.com, se concentre sur l’automatisation du processus de réservation des groupes dans son nouveau rôle de P-DG de Meetings.com. Nous avons commencé par lui demander ce qui l’attirait chez son nouvel employeur.

En parlant avec Tim Hentschel, P-DG de HotelPlanner.com, j’ai été impressionné de voir que la société possédait une très bonne technologie et une expérience éprouvée en matière de croissance des activités de groupes. J’ai été surpris par leur taille aux États-Unis et j’ai adoré le fait que l’un des fondateurs était un programmeur. J’aime la technologie, car je pense que la technologie peut vraiment aider les clients et les hôtels au vue du volume d’activités réalisé.

LE PRINCIPAL DÉFI CONSISTE À ÉDUQUER LES HÔTELS ET À LEUR EXPLIQUER QUE LES PROCESSUS PEUVENT ÊTRE SIMPLIFIÉS.

Mon principal objectif est d’automatiser la réservation de groupe en une seule démarche – non seulement pour les chambres, mais aussi pour les sites et les salles via une offre packagée. 150 000 groupes bénéficieront cette année de ce “tarif groupe instantané”.

Quels sont les défis auxquels vous devez faire face ?

Le principal défi consiste à éduquer les hôtels et à leur expliquer que les processus peuvent être simplifiés. Tout le monde a un smartphone, alors pourquoi le processus de réservation est-il si compliqué ? Les hôtels s’efforcent de comprendre qu’ils peuvent réellement offrir une bonne disponibilité à un bon tarif grâce à un système automatisé, ce qui facilite la réservation pour les clients. Autrefois, les gens étaient prêts à négocier les tarifs ; l’industrie a évolué maintenant.

Comment Meetings.com performe-t-il en ce qui concerne la conversion des demandes de renseignements en réservations ?

Nous avons un taux de conversion élevé des demandes, mais je pense que nous pouvons atteindre un taux plus élevé. Si 100 clients viennent sur le site, je souhaite un taux de conversion d’au moins 10 %. Cela semble élevé, mais c’est possible – et si Booking.com peut le faire, pourquoi pas nous ? Je regarde toujours le revenu par employé. Si nous pouvons atteindre, au cours des trois prochaines années, 1 million d’euros par employé, je pense que nous serons une très bonne entreprise. Booking.com réalise 1,3 million d’euros par salarié.

Comment se développe l’activité de votre groupe en France ?

Nous avons environ 400 demandes de groupes par mois et nous avons augmenté le nombre de réservations confirmées. Nous fournissons aujourd’hui une solution informatique pour tout type d’associations ou d’entreprises. ceux qui font les demandes de groupe. Ces clients reçoivent une réponse des hôtels – avec les tarifs et les disponibilités – en moins de 48 heures. L’automatisation du processus de réservation des groupes est essentielle et c’est le défi.

Pouvez-vous nous expliquer comment fonctionnent vos commissions ?

Sur notre plateforme, à titre d’exemple, nous facturons la moitié du montant de la commission demandée par Expedia. Nous ne prenons que 10 %. Les hôtels ont peur d’être condamnés s’ils arrêtent un accord à long terme. C’est de la foutaise, ils ont juste besoin de mieux négocier.
Les groupes dépensent beaucoup d’argent dans les hôtels. A Paris, les voyageurs individuels sortent pour le petit-déjeuner et pour le dîner, mais les groupes restent dans leur hôtel. Les hôtels nous payent une commission de 10 %, mais leur chiffre progressera de 20 % à 40 % par rapport à la valeur de la réservation passée dans l’hôtel.

Pouvez-vous nous parler de votre activité dans le domaine du tourisme sportif ?

Le sport est l’une de nos principales sources de revenus, notamment aux États-Unis. Nous nous occupons de nombreuses équipes sportives. En Europe, nous nous occupons du European Golf Tour ainsi que de certains clubs de football comme Liverpool et Swansea City. Pour nous, ce sont parmi nos meilleurs clients. Les équipes sportives veulent être prises en charge ; c’est un peu plus de travail, mais nous aimons le faire.

Comment votre entreprise va-t-elle croître et quels sont vos principaux objectifs ?

Si nous obtenons un tarif de groupe pour une réservation – pour un groupe de 10 à 50 personnes – nous pensons que nous allons croître rapidement. Je pense que les hôtels vont vraiment aimer ça. Un des problème de l’hôtellerie est de trouver les bonnes personnes. Aussi, ce que les hôtels doivent faire, c’est diminuer le nombre de personnes travaillant pour les réservations. Pour ce faire, les hôtels doivent automatiser leurs réservations.

Photo : Bas Lemmens, P-DG Europe, Meetings.com